Sekretaris merupakan profesi yang cukup di butuhkan oleh setiap perusahaan.
Dengan adanya sekretaris maka para pimpinan seperti manager, kepala cabang, direktur maupun owner akan sangat terbantu karena sekretaris bertugas untuk menangani berbagai hal.
Sekertaris akan menangani hal yang ada kaitannya dengan urusan kantor atasannya seperti menerima telfon, membuat surat, menerima tamu, membuat laporan, menyampaikan pesan dan hal lainnya yang ada kaitannya dengan atasan.
Pada era globalisasi ini, fungsi sekretaris menjadi lebih kompleks dan harus mengetahui banyak hal, berwawasan luas serta mengikuti perkembangan jaman.
Sehingga menjadi sekretaris merupakan tantangan tersendiri bagi seseorang apalagi di era informasi dan globalisasi yang semakin maju ini.
Tantangan sekretaris di masa kini
Berikut ini adalah beberapa tantangan sekretaris di masa kini yang harus diketahui calon sekretaris ataupun seorang sekretaris yang sudah bekerja di salah satu perusahaan.
1. Sekretaris harus memiliki wawasan yang luas
Di era modern ini, banyak hal yang menunjang aktifitas kehidupan manusia sehari-hari yang erat kaitannya dengan teknologi.
Sehingga kita sebagai manusia pun harus mengikuti perkembangan jaman agar tidak gagap teknologi atau ketinggalan jaman, begitupun dengan sekretaris.
Mereka harus memahami betul dan update tentang informasi dan wawasan yang kian hari kian berkembang.
Jika atasan membutuhkan sesuatu maka sekretaris sudah siap tanpa harus mencari-cari informasi terlebih dahulu dan memakan waktu sehingga tidak efisien.
Dengan memiliki wawasan yang luas sekretaris juga akan lebih kreatif dan tanggap dalam mengambil keputusan tanpa ragu-ragu.
2. Sekretaris harus mampu bekerja multi tasking
Sekretaris juga harus mampu bekerja di bawah tekanan dan bekerja dengan multi tasking.
Mengingat banyaknya urusan dan keperluan atasan yang perlu di tangani sehingga jika tidak bisa bekerja dengan cara multi tasking maka sekretaris akan kewalahan dan kerepotan.
Multi tasking sendiri erat kaitannya dengan time management atau dalam hal mengatur waktu.
Seorang sekretaris harus pandai mengatur waktu agar dapat mengerjakan berbagai pekerjaan sekaligus ( multi tasking ) sehingga pekerjaan beres tepat waktu dan tidak ada yang tertunda.
3. Menguasai manajemen informasi dalam perusahaan
Seorang sekretaris juga harus menguasai manajemen informasi dalam suatu perusahaan.
Karena pekerjaan sekretaris bukan hanya tentang administrasi namun sekretaris juga ikut memegang informasi perusahaan bahkan yang penting sekalipun.
Sehingga menjadi sekretaris tidak boleh sembarangan menyebarkan informasi perusahaan baik untuk internal maupun eksternal.
Seorang sekretaris juga harus tau betul dan dapat menyaring informasi dan harus menjaga rapat-rapat informasi apapun.
Dimana memang tidak boleh di ketahui oleh perusahaan secara umum yang cukup hanya di ketahui oleh level atasan saja misalnya.
4. Seorang sekretaris harus mempunyai keahlian yang lebih spesifik
Pekerjaan administratif seperti menyimpan file, membuat surat, mengangkat telfon, menulis notulensi merupakan pekerjaan yang wajar.
Bahkan semua sekretaris dapat melakukannya, namun untuk menjadi sekretaris di era modern saat ini anda harus memiliki keahlian yang lebih spesifik.
Misalnya anda bisa menjadi HRD dengan begitu anda juga bisa mengerjakan sesuatu hal yang ada hubungannya dengan HRD yang nantinya dapat bekerja sama dan meringankan pekerjaan masing-masing
5. Kemampuan customer service yang bagus
Sekretaris juga bisa menjadi representasi suatu karyawan perusahaan apalagi jika ada hubungannya dengan orang dari lingkungan eksternal perusahaan.
Sehingga salah satu yang menjadi tantangan sekretaris ialah harus memiliki kemampuan dalam customer service atau melayani konsumen atau melayani tamu.
Sehingga seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik, supel, good looking dan ramah agar tamu atau konsumen yang di layani merasa puas dengan pelayanan yang di berikan oleh perusahaan.